Comment doit être aménagée une salle de réunion ?

Une salle de réunion est un espace où la plupart des décisions sont prises ou des accords importants sont conclus. Les caractéristiques et la conception de ces espaces peuvent être déterminantes pour le succès de la réunion ou de l’événement avec les partenaires, les clients ou les dirigeants, car elles influencent l’atmosphère générale de la réunion.

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Aménagement d’une salle de réunion

La disposition des tables et des sièges dépendra du nombre de participants et du type de réunion :

1. En impériale 

Utilisé pour les discussions, le brainstorming, les présentations simples ou les assemblées générales. Dans ce cas, on a l’impression que les deux groupes sont assis en face l’un de l’autre, sous la présidence du directeur ou de l’organisateur.

2. En forme de U

Elle limite davantage le nombre de participants, mais a l’avantage d’offrir un sentiment plus égalitaire parmi les personnes réunies, c’est-à-dire qu’elle donne un caractère plus informel à la réunion. 

3. Circulaire

Elle est souvent utilisée, par exemple, dans les cours de formation et la dynamique de groupe. De cette façon, le groupe principal ou l’hôte s’assoit à l’avant et le reste du groupe s’assoit sur leurs côtés respectifs. 

D’autres aménagements, qui ne sont pas nécessairement destinés aux réunions, existent.

4. En salle de classe

Il peut s’agir de tables et de chaises ou de chaises avec accoudoirs (type pelle). C’est la configuration utilisée par défaut pour les cours de formation, et dans laquelle les participants sont mieux placés par rapport à la projection. 

5. En amphithéâtre

Cette disposition est utilisée dans les grandes salles, où un grand nombre de personnes se réunissent et n’ont pas besoin d’utiliser une table d’appui pour prendre des notes. Les conférences et les présentations de livres nécessitent souvent ce format. 

Grands espaces ouverts

Les salles dotées de grandes fenêtres, d’un grand espace et de lumière naturelle améliorent l’atmosphère d’une réunion. Il s’agit des bureaux ouverts, des espaces sans barrières, qui sont très courants de nos jours. Dans tous les cas, s’il y a des parois vitrées, elles doivent être transparentes mais préserver l’intimité de la réunion.

Il est également déconseillé de choisir un espace trop grand : il n’est pas conseillé de réunir 6 personnes dans une grande pièce où leurs voix et leurs regards se perdent.

Décoration et mobilier ergonomiques

Les éléments de base dont toute salle de réunion doit disposer pour être productive lors d’une réunion d’entreprise sont des blocs ou des feuilles de papier et des stylos pour prendre des notes, des bouteilles d’eau, des microphones ou des interphones si la salle est très grande et qu’il y a un grand nombre de participants et des sources d’énergie accessibles, entre autres. 

La décoration doit être sobre pour éviter les distractions, mais en même temps, elle doit être un espace accueillant. Incluez des centres de table floraux, des tableaux décoratifs, des armoires ou des meubles. Plus important encore, les chaises doivent être ergonomiques, c’est-à-dire confortables, ce qui garantit un bon niveau de productivité.

Matériel audiovisuel et autres technologies

Toute salle moderne qui se respecte doit disposer de l’équipement audiovisuel approprié (télévision, projecteur, système de son, connexion haut débit, pointeur (dans le cas de conférences) ainsi que des connecteurs ou adaptateurs pour les différentes technologies.  

Pause café ou service de restauration

Lorsqu’une réunion doit durer plusieurs heures, il est essentiel de fournir aux participants de la nourriture ou des boissons en quantité suffisante. Ce problème est rapidement résolu avec un service de restauration ou un traiteur.

Découvrez également notre article sur la location de bureaux.

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